Elektronische Archivierung von Rechnungsbelegen für Shopbetreiber

Chaos. Mahnungen. Umsatzeinbußen. Diese drei Wörter sind für jeden Shopbetreiber der blanke Horror. Denn wenn der Shop immer mehr Kunden hat, steigt auch die Anzahl an Rechnungen, Forderungen und Kunden-Mails. Ihr fragt Euch, wie die Lösung für dieses Szenario aussehen könnte? Im folgenden Artikel erfährt Ihr es.

Mit einer Archivierungssoftware wider dem Chaos

Stellen wir uns einmal vor, Euer Shop hat über 1.000 Bestellungen am Tag. Jeder Kunde hat natürlich eine Kundennummer und bestellt mal mehr, mal weniger Produkte. Und von diesen 1.000 Bestellungen, die Ihr als Betreiber täglich abwickeln musst, bezahlen vielleicht nur 50% der Kunden die Rechnungen sofort. Einige Kunden bezahlen erst ein paar Wochen später und ein kleiner Teil Ihrer Kunden muss mit Mahnungen daran erinnert werden, offene Rechnungen zu bezahlen. Habt Ihr als Shopbetreiber jederzeit einen Überblick über den Stand aller Rechnungen und wisst Ihr genau, wo welcher Rechnungsbeleg elektronisch hinterlegt wurde? Falls Ihr jetzt panisch den Kopf schüttelt, kann ich Euch beruhigen: Es gibt auch dafür ein großes Angebot an Software-Lösungen, die Euch diese Arbeit abnimmt. Sie lassen sich unter dem Begriff „Elektronische Archivierung“ zusammenfassen und haben je nach Software-Angebot unterschiedliche Funktionsumfänge. Bei einem Bonner IT-Dienstleister heißt diese Software beispielsweise Doxis4. Doch was muss diese Software leisten, damit Ihr als Shopbetreiber eine vollständige Archivierung aller Rechnungsbelege erhält?

Umfassend und bequem

Zunächst einmal sollte die Software alle Mails ihrer Kunden archivieren können. Zuzüglich möglicher Datei-Anhänge wie Bilder oder andere Dokumente. Natürlich muss diese Software auch eine Indexierung anbieten, damit Ihr später bei Rechnungs-Problemen mithilfe der Kundennummer alle relevanten Informationen und Vorgänge aufrufen könnt. Wenn Eure Software auch noch das sog. „Text Mining“ beherrscht, seid Ihr auf der sicheren Seite. Moment, Ihr wisst nicht, was „Text Mining“ ist? Darunter versteht man das bequeme Recherchieren per Volltextsuche. Ihr müsst nur ein Wort eingeben und die Software findet alle relevanten Daten. Natürlich im Kontext Eurer Suchanfrage. Vorteilhaft wäre es natürlich auch, wenn die Möglichkeit einer Langzeitarchivierung gegeben ist. Sprich: Die Daten werden nicht nach zwei Jahren wieder gelöscht.

Was sollte die Software für die elektronische Archivierung können

Darüber hinaus sollte Ihre Software das ganze Spektrum von „Content Repository“ abdecken. Und dazu gehört meiner Meinung nach:

• Dokumentenarchivierung mit der Möglichkeit des Imports und der Indexierung großer Dokumentenmengen

• Filesystemarchivierung oder besser formuliert: Die Möglichkeit der Archivierung von Dateien aus Windows File Servern heraus

• SAP-Archivierung für eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von SAP-Dokumenten

• E-Mail Archivierung aus allen gängigen E-Mail-Programmen. Natürlich automatisiert!

Die Software sollte den gesamten Bestand an Dateien, Dokumenten und E-Mails revisionssicher und rechtskonform archivieren. Und das für einen längeren Zeitraum. Achtet bei der Software-Lösung auch auf eine flexible Speichererweiterung und eine umfassende Suche nach Dokumenten, Mails und Dateien mittels der Volltextsuche. Ihr glaubt gar nicht, wie schnell Ihr eine Rechnung aus dem Jahre 2013 gefunden habt, wenn Ihr die passende Software-Lösung dafür besitzt. Auch die Sicherheit der Daten ist natürlich wichtig. Es empfiehlt sich, in eine Software zu investieren, die eine serverseitige Verschlüsselung der Informationsobjekte anbietet. Je nach Shopgröße können sich diese Anforderungen natürlich ändern. Mein Tipp: Achtet darauf, dass die Software skalierbar ist, also „Enterprise-ready“. Ihr seid geschäftlich viel unterwegs? Dann achtet unbedingt darauf, dass die Software einen standortunabhängigen Zugriff erlaubt. Ideal wäre eine App, mit der Ihr auch mobil oder über einen Web-Client auf Ihr Archiv zugreifen könnt.

Brauche ich eine elektronische Archivierung überhaupt?

Klare Antwort: ja! Ihr müsst sogar! Gemäß rechtlicher Richtlinien müsst Ihr Rechnungsbelege und alle dazu gehörenden Daten revisionssicher aufbewahren und jederzeit darauf zugreifen können. Zu diesen Fragen kann Euch Ihre Buchhaltung sicher genauere Informationen liefern. Bedenkt bitte außerdem, dass chaotische Dateiverzeichnisse mit der elektronischen Archivierung endlich ein Ende haben. Ihr schont nicht nur Eure Nerven, sondern spart wertvolle Zeit. Wenn das mal nicht ein gutes Argument ist!

Und nun?

Vergleicht die vielen Anbieter, die es auf dem Markt gibt und entscheidet euch für eine Software, die die oben genannten Lösungen anbietet. Gerade deutsche IT-Dienstleister wie SER haben innovative Produkte am Start, mit denen die elektronische Archivierung ein Kinderspiel ist. Ihr merkt: Das Thema elektronische Archivierung von Rechnungsbelegen ist gerade für Euch als Shopbetreiber von extremer Relevanz. Findet den passenden Anbieter für Eure Bedürfnisse und macht Schluss mit einem chaotischen Dateiverzeichnis und dem langen Suchen nach Rechnungsbelegen, Mails oder anderen elektronischen Dokumenten.